7 sai lầm phổ biến khi mua vật tư tiêu hao khiến doanh nghiệp tốn thêm chi phí

 

Vật tư tiêu hao như giấy vệ sinh, khăn giấy, giấy lau tay, túi rác, nước rửa tay, hóa chất vệ sinh, cốc giấy hay văn phòng phẩm được sử dụng hằng ngày tại hầu hết doanh nghiệp. Giá trị của từng sản phẩm có thể không lớn, nhưng tổng chi phí trong cả tháng hoặc cả năm lại là một con số đáng kể.

Điều đáng nói là doanh nghiệp không chỉ tốn tiền vì mua giá cao. Sản phẩm dùng hao, hàng không phù hợp, tồn kho dư thừa, giao hàng chậm hoặc phải đặt bổ sung nhiều lần đều có thể làm chi phí thực tế tăng lên. Nhận diện đúng các sai lầm dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp mua đủ, dùng đúng và kiểm soát ngân sách tốt hơn.

1. Chỉ chọn sản phẩm có giá thấp nhất

Đây là sai lầm phổ biến nhất khi doanh nghiệp so sánh báo giá. Một sản phẩm có đơn giá thấp chưa chắc có chi phí sử dụng thấp.

Ví dụ, khăn giấy mỏng, dễ rách có thể khiến người dùng phải lấy nhiều tờ hơn. Túi rác quá mỏng dễ thủng, phải dùng hai lớp. Nước tẩy rửa có độ đậm đặc thấp có thể cần dùng lượng lớn hơn cho mỗi lần vệ sinh. Khi đó, doanh nghiệp mua rẻ nhưng lại tiêu hao nhanh và phải đặt hàng thường xuyên hơn.

Cách khắc phục: So sánh tổng chi phí sử dụng thay vì chỉ nhìn đơn giá. Cần xem xét thêm định lượng, số lớp, số tờ, dung tích, độ bền, mức tiêu hao và khả năng đáp ứng đúng nhu cầu thực tế.

2. Không xác định nhu cầu của từng khu vực sử dụng

Văn phòng, nhà vệ sinh, pantry, nhà ăn, khu sản xuất và khu vực tiếp khách có tần suất sử dụng khác nhau. Nếu áp dụng một loại vật tư cho mọi khu vực, doanh nghiệp có thể mua sản phẩm vượt quá nhu cầu hoặc không đủ khả năng đáp ứng.

Chẳng hạn, khu vực đông người thường cần giấy cuộn lớn, hộp đựng dung tích cao và túi rác chịu tải tốt. Trong khi đó, phòng họp hoặc khu tiếp khách có thể ưu tiên khăn giấy gọn đẹp, tạo cảm giác chỉn chu.

Cách khắc phục: Lập danh sách theo ba yếu tố: khu vực sử dụng, số người sử dụng và tần suất thay mới. Từ đó lựa chọn quy cách sản phẩm phù hợp cho từng vị trí.

3. Mua sai quy cách hoặc không kiểm tra khả năng tương thích

Không ít doanh nghiệp đặt giấy, túi rác hoặc hóa chất theo thói quen mà không kiểm tra kích thước thiết bị và điều kiện sử dụng. Hậu quả có thể là cuộn giấy không vừa hộp, túi rác không vừa thùng, dung dịch không phù hợp với bề mặt cần vệ sinh hoặc sản phẩm không tương thích với dụng cụ đang có.

Chi phí phát sinh không chỉ nằm ở số hàng mua sai. Doanh nghiệp còn mất thời gian đổi trả, xử lý tồn kho và đặt hàng thay thế.

Cách khắc phục: Ghi rõ thông số cần mua như kích thước, dung tích, định lượng, số lớp, chất liệu, mã sản phẩm và loại thiết bị sử dụng kèm. Với sản phẩm mới, nên thử số lượng nhỏ trước khi đặt số lượng lớn.

Đừng Mua Giấy Vệ Sinh Theo Cảm Tính: Cách Tính Chính Xác Cho 10–500 Nhân Sự

4. Không theo dõi mức tiêu hao và tồn kho

Đặt hàng theo cảm tính khiến doanh nghiệp dễ rơi vào hai tình huống: thiếu hàng đột ngột hoặc tồn kho quá nhiều. Thiếu vật tư làm gián đoạn hoạt động, phát sinh đơn hàng gấp và tăng chi phí vận chuyển. Tồn kho dư thừa lại chiếm diện tích, làm đọng vốn và tăng nguy cơ ẩm mốc, hư hỏng hoặc thất thoát.

Cách khắc phục: Theo dõi lượng nhập – xuất – tồn theo tuần hoặc theo tháng. Doanh nghiệp có thể thiết lập:

• Mức tồn kho tối thiểu để đặt hàng bổ sung.

• Mức tồn kho tối đa để tránh mua dư.

• Sản lượng sử dụng trung bình theo từng phòng ban hoặc khu vực.

• Người chịu trách nhiệm kiểm kê và xác nhận nhu cầu.

Một bảng theo dõi đơn giản nhưng cập nhật đều đặn thường hiệu quả hơn việc chỉ kiểm kê khi kho đã gần hết hàng.

5. Đặt hàng nhiều lần, thiếu kế hoạch tổng thể

Mỗi phòng ban tự đặt một ít hoặc doanh nghiệp mua bổ sung liên tục có thể làm tăng phí giao hàng, thời gian xử lý đơn, công việc nghiệm thu và số lượng chứng từ cần quản lý. Các đơn hàng nhỏ cũng khó đạt điều kiện giá tốt hoặc ưu đãi số lượng.

Cách khắc phục: Tổng hợp nhu cầu theo chu kỳ tuần, nửa tháng hoặc tháng. Gom các nhóm vật tư có thể mua cùng một nhà cung cấp như giấy vệ sinh, giấy lau tay, túi rác, hóa chất vệ sinh và văn phòng phẩm. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần căn cứ diện tích kho và hạn sử dụng để tránh gom hàng quá mức.

Đơn Hàng Đầu Tiên – Nhận Ngay Quà Tặng Tri Ân Từ DK68

6. Chọn nhà cung cấp chỉ dựa trên báo giá

Báo giá cạnh tranh là quan trọng, nhưng chưa đủ. Một nhà cung cấp giao hàng không ổn định, thiếu hàng, thay đổi quy cách mà không báo trước hoặc xử lý đổi trả chậm có thể khiến doanh nghiệp phát sinh nhiều chi phí vận hành.

Ngoài giá bán, bộ phận mua hàng nên đánh giá thêm:

• Nguồn gốc và thông tin sản phẩm rõ ràng.

• Khả năng cung cấp đồng bộ nhiều nhóm hàng.

• Thời gian và phạm vi giao hàng.

• Chính sách đổi trả, xử lý hàng lỗi.

• Chứng từ, hóa đơn và báo giá đầy đủ.

• Khả năng tư vấn sản phẩm thay thế khi cần.

Một đối tác ổn định giúp doanh nghiệp giảm thời gian tìm hàng, hạn chế đơn gấp và duy trì chất lượng sử dụng nhất quán.

7. Không đánh giá lại hiệu quả sau khi sử dụng

Nhiều doanh nghiệp duy trì một mã hàng trong thời gian dài chỉ vì “vẫn đang dùng”, nhưng không kiểm tra phản hồi của người sử dụng hoặc mức tiêu hao thực tế. Có sản phẩm giá mua hợp lý nhưng gây bất tiện, dùng nhanh hết hoặc không còn phù hợp khi quy mô nhân sự thay đổi.

Cách khắc phục: Định kỳ hằng tháng hoặc hằng quý, đánh giá các tiêu chí:

• Mức tiêu hao thực tế so với dự kiến.

• Tỷ lệ hàng lỗi, rách, hỏng hoặc phải đổi trả.

• Phản hồi của người trực tiếp sử dụng.

• Tần suất phát sinh đơn hàng gấp.

• Chi phí trên mỗi khu vực, phòng ban hoặc đầu người.

Nếu một sản phẩm có mức tiêu hao bất thường, nên kiểm tra cả chất lượng sản phẩm, cách cấp phát và thiết bị đựng trước khi quyết định thay đổi.

Quy trình 5 bước giúp doanh nghiệp mua vật tư tiêu hao hiệu quả hơn

Doanh nghiệp có thể áp dụng quy trình ngắn gọn sau:

1. Khảo sát nhu cầu: Xác định khu vực, số người và tần suất sử dụng.

2. Chuẩn hóa danh mục: Ghi rõ tên hàng, mã hàng, quy cách và mức chất lượng cần thiết.

3. Theo dõi tiêu hao: Cập nhật nhập – xuất – tồn và thiết lập ngưỡng đặt hàng.

4. So sánh tổng chi phí: Đánh giá đơn giá, mức tiêu hao, giao hàng và các chi phí liên quan.

5. Đánh giá định kỳ: Ghi nhận phản hồi và điều chỉnh danh mục theo tình hình thực tế.

Lợi ích khi mua vật tư tiêu hao tại Văn Phòng Phẩm DK68

Văn Phòng Phẩm DK68 cung cấp đa dạng văn phòng phẩm và vật tư tiêu hao cho văn phòng, nhà hàng, khách sạn, tòa nhà và nhà máy. Doanh nghiệp có thể tham khảo nhiều nhóm hàng trong cùng một đơn để thuận tiện tổng hợp nhu cầu và quản lý đầu mối cung cấp.

DK68 hỗ trợ tư vấn lựa chọn sản phẩm theo mục đích sử dụng, quy mô nhân sự và ngân sách thực tế; đồng thời cung cấp báo giá, hóa đơn và chính sách giao hàng theo từng đơn hàng. Thông số và khả năng cung ứng của từng sản phẩm cần được xác nhận tại thời điểm đặt hàng.

Chính sách giao hàng nhanh chóng , đủ hàng đúng mẫu  

Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp nên đặt vật tư tiêu hao theo tuần hay theo tháng?

Chu kỳ đặt hàng phụ thuộc vào mức tiêu hao, diện tích kho và thời gian giao hàng. Doanh nghiệp có nhu cầu ổn định thường có thể tổng hợp theo tháng, đồng thời duy trì một mức tồn kho an toàn để xử lý nhu cầu phát sinh.

Có nên mua số lượng lớn để được giá tốt hơn không?

Có thể mua số lượng lớn nếu sản phẩm được sử dụng đều, kho bảo quản phù hợp và số lượng mua không vượt quá nhu cầu hợp lý. Không nên vì ưu đãi ngắn hạn mà tích trữ quá nhiều hàng dễ hư hỏng hoặc chiếm diện tích.

Làm thế nào để biết sản phẩm nào thực sự tiết kiệm?

Hãy tính chi phí theo lượng sử dụng thực tế, chẳng hạn chi phí mỗi tháng, mỗi khu vực hoặc mỗi người dùng. Đồng thời theo dõi số lần thay mới, tỷ lệ hư hỏng và tần suất phải đặt bổ sung.

Khi đổi sang sản phẩm mới, doanh nghiệp cần lưu ý gì?

Nên kiểm tra thông số, khả năng tương thích với thiết bị, dùng thử ở phạm vi nhỏ và thu thập phản hồi trước khi triển khai đồng loạt.

DK68 cung cấp những nhóm vật tư tiêu hao nào?

Doanh nghiệp có thể liên hệ DK68 để tham khảo các nhóm giấy vệ sinh, khăn giấy, giấy lau tay, túi rác, sản phẩm vệ sinh, nước rửa tay, đồ dùng một lần và nhiều loại văn phòng phẩm. Danh mục thực tế được xác nhận theo thời điểm đặt hàng.

Kết luận

Tiết kiệm chi phí vật tư tiêu hao không đơn thuần là tìm sản phẩm có giá thấp nhất. Doanh nghiệp cần mua đúng quy cách, theo dõi mức sử dụng, chủ động kế hoạch tồn kho và hợp tác với nhà cung cấp ổn định. Khi kiểm soát tốt từng khâu, những khoản chi nhỏ hằng ngày sẽ không còn âm thầm trở thành chi phí lớn.

Nếu doanh nghiệp đang cần rà soát danh mục vật tư tiêu hao hoặc tìm phương án cung cấp đồng bộ, hãy liên hệ Văn Phòng Phẩm DK68 – Văn phòng phẩm & vật tư tiêu hao để được tư vấn và nhận báo giá phù hợp với nhu cầu thực tế.