Khi mua giấy in photo cho văn phòng, giá thường là yếu tố được quan tâm đầu tiên. Tuy nhiên, một ream giấy rẻ hơn chưa chắc giúp doanh nghiệp tiết kiệm hơn trong quá trình sử dụng.

Giấy quá mỏng, bề mặt không ổn định hoặc không phù hợp với thiết bị có thể ảnh hưởng đến chất lượng bản in, khả năng in hai mặt và trải nghiệm sử dụng hằng ngày. Ngược lại, chọn giấy quá cao cấp cho những tài liệu nội bộ thông thường cũng có thể khiến chi phí văn phòng phẩm tăng không cần thiết.

Vậy văn phòng nên dùng giấy in nào? Dưới đây là 5 nhóm giấy phổ biến mà HCNS, hành chính và bộ phận mua hàng nên biết trước khi đặt mua.

---

1. Giấy In Photo A4 70gsm – Lựa Chọn Phổ Biến Cho Nhu Cầu Hằng Ngày

Nếu văn phòng thường xuyên in tài liệu nội bộ, biểu mẫu, bản nháp, thông báo hoặc tài liệu lưu hành trong công ty thì giấy A4 70gsm là lựa chọn rất phổ biến.

Ưu điểm

• Chi phí tương đối hợp lý.

• Phù hợp nhu cầu in số lượng lớn.

• Sử dụng được cho nhiều dòng máy photocopy và máy in văn phòng.

• Trọng lượng giấy vừa phải, thuận tiện lưu trữ tài liệu số lượng lớn.

• Có nhiều thương hiệu và phân khúc để lựa chọn.

Phù hợp với

Văn phòng doanh nghiệp, trường học, cửa hàng photocopy, kho vận, bộ phận hành chính và những đơn vị có lượng giấy tiêu thụ thường xuyên.

Gợi ý: Nếu phần lớn tài liệu chỉ phục vụ trao đổi nội bộ, 70gsm thường là định lượng đáng cân nhắc để cân bằng giữa nhu cầu sử dụng và ngân sách.

Mua mực dấu liền tay, thay ngay khi hết  

---

2. Giấy In Photo A4 80gsm – Khi Cần Bản In Chỉn Chu Hơn

So với 70gsm, giấy A4 80gsm dày và cứng cáp hơn. Đây là lựa chọn phù hợp cho những tài liệu cần hình thức chuyên nghiệp hoặc thường xuyên phải in hai mặt.

Ưu điểm

• Giấy có độ dày tốt hơn.

• Cảm giác cầm tài liệu chắc chắn.

• Thích hợp với nhiều nhu cầu in hai mặt.

• Phù hợp tài liệu cần lưu trữ hoặc gửi khách hàng, đối tác.

• Bản in có tính trình bày tốt hơn so với giấy quá mỏng.

Phù hợp với

Hợp đồng, báo giá, hồ sơ khách hàng, đề xuất, tài liệu họp, tài liệu đào tạo và các văn bản cần hình thức chỉn chu.

Không nhất thiết toàn bộ văn phòng phải sử dụng 80gsm. Doanh nghiệp có thể kết hợp 70gsm cho tài liệu thông thường và 80gsm cho tài liệu quan trọng để tối ưu chi phí.

 

---

3. Giấy In Photo Độ Trắng Cao – Khi Hình Thức Bản In Quan Trọng

Ngoài định lượng, độ trắng của giấy cũng ảnh hưởng đáng kể đến cảm nhận về bản in.

Giấy có độ trắng phù hợp giúp chữ, biểu đồ và các chi tiết trên tài liệu dễ quan sát hơn. Đây là nhóm giấy đáng cân nhắc đối với các bộ phận thường xuyên làm tài liệu trình bày.

Phù hợp với

• Hồ sơ giới thiệu doanh nghiệp.

• Báo giá gửi khách hàng.

• Tài liệu thuyết trình.

• Báo cáo.

• Hồ sơ dự án.

• Tài liệu cần trình bày chuyên nghiệp.

Tuy nhiên, không nên chỉ nhìn vào tiêu chí “càng trắng càng tốt”. Hãy cân đối giữa độ trắng, độ mịn, định lượng, khả năng tương thích với máy và mục đích sử dụng thực tế.

 

Trọn bộ dụng cụ vệ sinh cho bạn đủ dùng cho văn phòng và gia đình- tại đây 

---

4. Giấy Chuyên Dùng Cho In Hai Mặt – Giải Pháp Cho Văn Phòng Nhiều Hồ Sơ

Nhiều doanh nghiệp đang ưu tiên in hai mặt nhằm giảm số lượng giấy sử dụng và hạn chế tài liệu quá dày.

Trong trường hợp này, nên chọn loại giấy có định lượng và độ đục phù hợp, hạn chế tình trạng nội dung mặt sau gây khó đọc cho mặt trước.

Nên dùng cho

• Hợp đồng nhiều trang.

• Tài liệu đào tạo.

• Quy trình nội bộ.

• Báo cáo định kỳ.

• Hồ sơ dự án.

• Tài liệu họp.

Nếu doanh nghiệp thường xuyên in hai mặt, việc lựa chọn giấy phù hợp ngay từ đầu có thể mang lại hiệu quả sử dụng tốt hơn so với việc chỉ tìm loại giấy có giá thấp nhất.

 

---

5. Giấy In Photo Khổ A3 – Không Phải Văn Phòng Nào Cũng Cần Nhưng Rất Hữu Ích

A4 là khổ giấy phổ biến nhất, nhưng nhiều bộ phận vẫn cần giấy photo A3 cho những tài liệu có kích thước lớn.

A3 thường được sử dụng để in

• Bảng biểu.

• Sơ đồ.

• Bản vẽ.

• Kế hoạch công việc.

• Biểu mẫu kích thước lớn.

• Tài liệu kỹ thuật.

• Báo cáo cần hiển thị nhiều dữ liệu.

Doanh nghiệp không cần dự trữ A3 với số lượng lớn nếu nhu cầu thấp. Thay vào đó, nên xác định mức tiêu thụ trung bình để duy trì lượng tồn kho hợp lý.

 

---

So Sánh Nhanh 5 Nhóm Giấy In Photo Cho Văn Phòng

Loại giấy	Nhu cầu phù hợp	Điểm đáng chú ý
A4 70gsm	In tài liệu hằng ngày	Kinh tế, phù hợp sử dụng số lượng lớn
A4 80gsm	Hồ sơ, hợp đồng	Dày và cứng cáp hơn
Giấy độ trắng cao	Báo giá, tài liệu trình bày	Tăng tính chỉn chu cho bản in
Giấy phù hợp in 2 mặt	Báo cáo, hồ sơ nhiều trang	Hỗ trợ tối ưu lượng giấy sử dụng
A3	Bảng biểu, sơ đồ, bản vẽ	Diện tích trình bày lớn

 

---

Vì Sao Không Nên Chọn Giấy In Chỉ Dựa Vào Giá?

Giả sử doanh nghiệp sử dụng hàng chục hoặc hàng trăm ream giấy mỗi tháng. Chênh lệch giá trên từng ream rõ ràng là yếu tố cần tính toán.

Nhưng giá mua không phải toàn bộ chi phí sử dụng.

Một loại giấy phù hợp cần được đánh giá đồng thời dựa trên:

• Định lượng giấy.

• Độ trắng.

• Độ mịn và độ ổn định.

• Nhu cầu in một mặt hay hai mặt.

• Loại máy in hoặc máy photocopy đang sử dụng.

• Mục đích của tài liệu.

• Số lượng giấy tiêu thụ mỗi tháng.

• Yêu cầu về hình thức bản in.

Vì vậy, thay vì hỏi:

“Loại giấy nào rẻ nhất?”

HCNS hoặc bộ phận mua hàng nên đặt câu hỏi:

“Loại giấy nào phù hợp nhất với từng nhu cầu và giúp tối ưu tổng chi phí sử dụng?”

Đây mới là cách lựa chọn thực tế đối với doanh nghiệp có nhu cầu mua văn phòng phẩm thường xuyên.

 

Xem thêm các dịch vụ quà tặng theo yêu cầu DK68 cung cấp 

---

Cách Chọn Giấy In Cho Từng Bộ Phận

Doanh nghiệp cũng không nhất thiết phải dùng duy nhất một loại giấy cho tất cả phòng ban.

Có thể xây dựng định mức đơn giản như:

Hành chính – nhân sự: A4 70gsm cho biểu mẫu và tài liệu nội bộ.

Kế toán: 70gsm hoặc 80gsm tùy loại chứng từ và nhu cầu lưu trữ.

Kinh doanh: ưu tiên giấy phù hợp cho báo giá, hồ sơ và tài liệu gửi khách hàng.

Ban lãnh đạo: 80gsm hoặc dòng giấy có chất lượng trình bày tốt cho báo cáo, đề xuất và tài liệu họp.

Kỹ thuật: A4 kết hợp A3 tùy bản vẽ, sơ đồ và bảng biểu.

Cách phân nhóm này giúp doanh nghiệp tránh tình trạng dùng giấy cao cấp cho mọi tài liệu, đồng thời không phải hy sinh chất lượng ở những hồ sơ thực sự quan trọng.

 

---

4 Tiêu Chí HCNS Nên Kiểm Tra Trước Khi Đặt Giấy

Trước mỗi lần đặt hàng, hãy kiểm tra:

1. Văn phòng đang sử dụng giấy vào việc gì?

Phân loại tài liệu nội bộ, hồ sơ lưu trữ và tài liệu gửi khách hàng.

2. Máy đang sử dụng loại nào?

Máy photocopy, máy in laser hay các thiết bị có yêu cầu giấy riêng.

3. Mức tiêu thụ mỗi tháng bao nhiêu?

Theo dõi số ream sử dụng giúp xây dựng định mức và hạn chế đặt hàng thiếu hoặc dư.

4. Nên mua một loại hay kết hợp nhiều loại?

Với nhiều doanh nghiệp, phương án hợp lý là sử dụng 70gsm cho nhu cầu phổ thông + 80gsm cho tài liệu quan trọng + A3 theo nhu cầu chuyên biệt.

 

---

DK68 – Giải Pháp Cung Cấp Giấy In Và Văn Phòng Phẩm Cho Doanh Nghiệp

Không phải doanh nghiệp nào cũng cần loại giấy đắt nhất. Điều quan trọng là chọn đúng loại giấy cho đúng mục đích sử dụng.

Văn Phòng Phẩm DK68 cung cấp các nhóm giấy in, giấy photocopy và văn phòng phẩm phục vụ doanh nghiệp, phù hợp nhiều nhu cầu từ văn phòng, trường học đến nhà máy, tòa nhà và các đơn vị sử dụng vật tư thường xuyên.

DK68 có thể hỗ trợ khách hàng lựa chọn sản phẩm theo:

• Nhu cầu sử dụng thực tế.

• Định lượng giấy.

• Khối lượng tiêu thụ.

• Từng phòng ban.

• Ngân sách dự kiến.

• Nhu cầu đặt hàng định kỳ.

Thay vì chỉ so sánh giá từng ream, doanh nghiệp có thể xây dựng danh mục giấy và định mức sử dụng phù hợp, từ đó kiểm soát chi phí văn phòng phẩm hiệu quả hơn.

 

Cần Tư Vấn Chọn Giấy In Cho Văn Phòng?

Nếu doanh nghiệp của bạn chưa biết nên chọn 70gsm, 80gsm, A4 hay A3, hãy liên hệ DK68 để được tư vấn theo nhu cầu sử dụng thực tế.

Văn Phòng Phẩm DK68 – Văn phòng phẩm & vật tư tiêu hao

👉 Tư vấn lựa chọn giấy phù hợp
👉 Nhận báo giá theo số lượng doanh nghiệp
👉 Hỗ trợ xây dựng danh mục văn phòng phẩm định kỳ

Đừng chỉ mua giấy vì giá rẻ – hãy chọn đúng loại để sử dụng hiệu quả hơn.

Văn Phòng Phẩm DK68 – Đúng hàng • Đúng hẹn • Đúng nhu cầu
Chuyên cung cấp văn phòng phẩm & vật tư tiêu hao cho doanh nghiệp

📞 Hotline/Zalo: 0968 151 811

Email: vanphongphamdk68@gmail.com 

Website: https://vanphongphamdk68.com

Fanpage: https://www.facebook.com/vanphonghamDK

                 https://www.facebook.com/vanphonghamDK68

Kênh YTB:  https://www.youtube.com/@vanphongphamdk68

Văn phòng phẩm DK68 đồng hành cùng Quý Khách hàng phát triển hưng thịnh !