Quy Trình 6 Bước Kiểm Kê Kho Văn Phòng Phẩm Đơn Giản Mà Nhiều HCNS Làm Sai Hoặc Thiếu

Văn phòng phẩm thường có giá trị từng món không quá lớn nhưng lại gồm rất nhiều mã hàng và phát sinh sử dụng liên tục. Giấy in, bút, file hồ sơ, băng dính, ghim bấm, giấy vệ sinh, giấy lau tay, nước rửa tay… nếu không được kiểm soát thường xuyên rất dễ rơi vào tình trạng món cần thì hết, món ít dùng lại tồn quá nhiều.

Đặc biệt với doanh nghiệp có nhiều phòng ban, việc chỉ kiểm kê bằng cách “nhìn kho xem còn nhiều hay ít” rất khó kiểm soát chính xác.

Một quy trình kiểm kê đơn giản nhưng thống nhất sẽ giúp HCNS biết:

• Trong kho thực tế còn bao nhiêu?

• Số liệu thực tế có khớp với sổ theo dõi không?

• Sản phẩm nào đang tiêu hao nhanh?

• Sản phẩm nào tồn kho quá lâu?

• Mặt hàng nào sắp hết cần đặt bổ sung?

• Có hiện tượng thất thoát hoặc cấp phát bất thường không?

Dưới đây là quy trình 6 bước kiểm kê kho văn phòng phẩm mà doanh nghiệp có thể tham khảo và điều chỉnh theo quy mô thực tế.

 

---

1. Chuẩn bị danh sách văn phòng phẩm cần kiểm kê

Đừng bắt đầu kiểm kê bằng việc đi thẳng vào kho rồi đếm từng món.

Trước tiên, HCNS nên chuẩn bị một danh sách hàng hóa đang được quản lý.

Có thể chia thành các nhóm:

Giấy và vật tư in ấn

• Giấy in A4

• Giấy A3

• Giấy màu

• Giấy note

• Giấy in liên tục

• Giấy photo chuyên dụng

Bút và dụng cụ viết

• Bút bi

• Bút gel

• Bút chì

• Bút dạ quang

• Bút lông bảng

• Bút viết bảng

• Ruột bút

Đồ dùng bàn làm việc

• Kéo

• Dao rọc giấy

• Thước

• Tẩy

• Gọt chì

• Bấm kim

• Kim bấm

• Kẹp giấy

• Băng dính

Lưu trữ hồ sơ

• File còng

• Bìa lá

• File góc

• Túi hồ sơ

• Sơ mi lỗ

• Túi cúc

• Bìa trình ký

Vật tư tiêu hao

• Giấy vệ sinh

• Giấy lau tay

• Khăn giấy

• Nước rửa tay

• Nước rửa bát

• Nước lau sàn

• Túi rác...

Mẹo DK68: Với doanh nghiệp có nhiều mã hàng, nên tạo mã sản phẩm nội bộ để việc nhập – xuất – kiểm kê dễ đối chiếu hơn.

 

---

2. Tạm chốt số liệu nhập – xuất trước khi kiểm kê

Đây là bước nhỏ nhưng rất dễ bị bỏ qua.

Ví dụ HCNS đang kiểm kê 20 ream giấy A4 nhưng cùng lúc một phòng ban đến lấy thêm 5 ream. Nếu phiếu xuất không được cập nhật ngay, số liệu kiểm kê rất dễ lệch.

Trước thời điểm kiểm kê nên:

Chốt nhập kho → Chốt xuất kho → Ghi nhận hàng đang chờ cấp phát → Sau đó mới kiểm đếm.

Nếu doanh nghiệp có kho lớn, có thể thông báo trước:

“Kho văn phòng phẩm tạm dừng cấp phát trong thời gian kiểm kê.”

Như vậy số liệu sẽ ổn định và dễ đối chiếu hơn.

 

---

3. Kiểm đếm số lượng tồn kho thực tế

Đây là bước quan trọng nhất.

HCNS nên kiểm từng mã sản phẩm và ghi lại số lượng thực tế đang có trong kho.

Ví dụ:

Sản phẩm	ĐVT	Tồn sổ sách	Tồn thực tế	Chênh lệch
Giấy A4 70gsm	Ream	40	38	-2
Bút bi	Cây	120	118	-2
File còng	Cái	35	35	0
Băng dính	Cuộn	20	23	+3
Giấy vệ sinh	Cuộn	100	92	-8

Không nên chỉ kiểm tra số lượng.

Hãy kiểm tra thêm:

Số lượng + tình trạng + khả năng tiếp tục sử dụng.

Ví dụ 20 hộp bút còn trong kho nhưng 5 hộp bị lỗi, hỏng hoặc không còn sử dụng được thì tồn kho khả dụng thực tế chỉ còn 15 hộp.

 

---

4. Đối chiếu tồn kho thực tế với số liệu quản lý

Sau khi kiểm đếm, hãy so sánh:

Tồn kho trên sổ – Tồn kho thực tế = Chênh lệch kiểm kê

Nếu số liệu không khớp, chưa nên vội điều chỉnh.

Hãy tìm nguyên nhân trước.

Một số nguyên nhân thường gặp gồm:

• Xuất hàng nhưng quên ghi sổ.

• Nhập hàng nhưng chưa cập nhật.

• Nhân viên tự lấy văn phòng phẩm.

• Nhập sai số lượng.

• Sai đơn vị tính.

• Sản phẩm hư hỏng nhưng chưa loại khỏi kho.

• Cấp phát nhiều hơn định mức.

• Nhầm mã sản phẩm.

• Thất thoát trong quá trình lưu trữ.

Đặc biệt chú ý đơn vị tính

Đây là lỗi rất thường gặp.

Ví dụ:

1 thùng ≠ 1 hộp ≠ 1 ream ≠ 1 cây ≠ 1 cuộn.

Doanh nghiệp nên thống nhất một đơn vị quản lý chính cho từng sản phẩm.

 

---

5. Phân loại tồn kho và xác định sản phẩm cần mua

Kiểm kê không chỉ để biết “còn bao nhiêu”.

Mục tiêu quan trọng hơn là giúp HCNS biết mặt hàng nào cần đặt tiếp và mặt hàng nào chưa nên mua.

Sau khi kiểm kê, DK68 khuyến nghị chia hàng thành 4 nhóm:

Nhóm A – Sắp hết

Đây là những sản phẩm có lượng tồn thấp hơn mức an toàn.

Ví dụ:

• Giấy A4

• Bút

• Giấy vệ sinh

• Giấy lau tay

• Túi rác...

→ Cần lập kế hoạch mua bổ sung.

Nhóm B – Tồn kho bình thường

Số lượng hiện tại vẫn đáp ứng nhu cầu sử dụng.

→ Chưa cần đặt thêm.

Nhóm C – Tồn kho cao

Số lượng lớn hơn nhiều so với mức sử dụng trung bình.

→ Tạm dừng mua hoặc giảm số lượng trong đơn tiếp theo.

Nhóm D – Hàng chậm sử dụng

Một số sản phẩm tồn trong kho nhiều tháng nhưng rất ít được cấp phát.

→ Cần xem lại nhu cầu thực tế trước khi tiếp tục mua.

Đây chính là bước giúp doanh nghiệp giảm mua thừa văn phòng phẩm.

 

---

6. Lập báo cáo kiểm kê và kế hoạch mua hàng tiếp theo

Sau khi hoàn thành kiểm kê, HCNS nên lập một báo cáo ngắn gồm:

Tồn đầu kỳ → Nhập trong kỳ → Xuất trong kỳ → Tồn theo sổ → Tồn thực tế → Chênh lệch → Đề xuất xử lý.

Quan trọng hơn, hãy biến kết quả kiểm kê thành kế hoạch mua hàng.

Ví dụ:

Sản phẩm	Tồn hiện tại	Mức tối thiểu	Đề xuất
Giấy A4	8 ream	15 ream	Mua thêm
Bút bi	80 cây	50 cây	Chưa mua
File còng	30 cái	15 cái	Chưa mua
Giấy vệ sinh	20 cuộn	50 cuộn	Mua thêm

Nhờ đó, bộ phận mua hàng không phải đặt hàng dựa trên cảm tính.

 

---

Bao lâu nên kiểm kê kho văn phòng phẩm một lần?

Không có một tần suất duy nhất phù hợp với tất cả doanh nghiệp.

Có thể tham khảo:

Doanh nghiệp nhỏ: kiểm kê khoảng 1 lần/tháng.

Doanh nghiệp vừa: kiểm tra nhanh hàng tuần và kiểm kê tổng thể hàng tháng.

Doanh nghiệp có lượng tiêu hao lớn: nên theo dõi các mặt hàng quan trọng hàng tuần hoặc thường xuyên hơn.

Đặc biệt, các mặt hàng có tốc độ tiêu hao nhanh như:

• Giấy in A4

• Giấy vệ sinh

• Giấy lau tay

• Khăn giấy

• Túi rác

• Nước rửa tay

• Nước tẩy rửa

nên được theo dõi thường xuyên hơn các sản phẩm có vòng đời dài như kéo, thước, bấm kim hay khay tài liệu.

 

---

7 lỗi kiểm kê văn phòng phẩm HCNS thường gặp

Ngay cả khi đã kiểm kê định kỳ, số liệu vẫn có thể sai nếu quy trình chưa thống nhất.

1. Kiểm kê nhưng vẫn cho xuất hàng

Số lượng thay đổi liên tục khiến số liệu không chính xác.

2. Chỉ đếm những sản phẩm giá trị cao

Những sản phẩm nhỏ nhưng tiêu hao nhanh lại thường là nguồn phát sinh chi phí đáng kể.

3. Không thống nhất đơn vị tính

Nhập theo thùng nhưng xuất theo cuộn hoặc nhập hộp nhưng xuất cây khiến dữ liệu khó đối chiếu.

4. Không kiểm tra hàng hỏng

Hàng còn trong kho chưa chắc là hàng còn sử dụng được.

5. Không tìm nguyên nhân chênh lệch

Nếu chỉ sửa số tồn mà không tìm nguyên nhân, kỳ kiểm kê sau rất dễ tiếp tục sai.

6. Không thiết lập mức tồn tối thiểu

Đây là nguyên nhân khiến HCNS chỉ phát hiện thiếu hàng khi người dùng đã yêu cầu.

7. Kiểm kê xong nhưng không lập kế hoạch mua

Kiểm kê chỉ thực sự có giá trị khi dữ liệu được sử dụng để điều chỉnh kế hoạch mua và cấp phát.

 

---

Mẫu quy trình kiểm kê văn phòng phẩm ngắn gọn

HCNS có thể áp dụng công thức:

Lập danh sách hàng hóa → Chốt nhập xuất → Kiểm đếm thực tế → Đối chiếu số liệu → Phân tích chênh lệch & tồn kho → Lập kế hoạch mua hàng

Nếu quy trình này được duy trì đều đặn, doanh nghiệp sẽ dễ kiểm soát kho hơn rất nhiều.

 

---

Từ kiểm kê kho đến tối ưu chi phí văn phòng phẩm

Kiểm kê chỉ là một phần của bài toán quản lý văn phòng phẩm.

Doanh nghiệp muốn giảm chi phí lâu dài nên kết hợp:

Kiểm kê định kỳ + định mức sử dụng + theo dõi nhập xuất + mức tồn tối thiểu + kế hoạch mua tập trung + nhà cung cấp ổn định.

Ví dụ, thay vì mỗi phòng ban tự báo mua khi hết hàng, HCNS có thể tổng hợp nhu cầu theo tháng và đặt tập trung.

Điều này giúp:

• Giảm số lần đặt hàng.

• Hạn chế mua nhỏ lẻ.

• Dễ kiểm soát ngân sách.

• Chủ động hàng dự phòng.

• Dễ đối chiếu báo giá.

• Hạn chế tồn kho không cần thiết.

 

---

DK68 – Giải pháp cung cấp văn phòng phẩm cho doanh nghiệp

Văn Phòng Phẩm DK68 cung cấp đa dạng văn phòng phẩm và vật tư tiêu hao phục vụ nhu cầu sử dụng thường xuyên của doanh nghiệp, văn phòng, trường học, nhà máy, tòa nhà, nhà hàng và khách sạn.

Doanh nghiệp có thể gửi danh sách sản phẩm cần mua hoặc danh sách kiểm kê hiện tại để DK68 hỗ trợ tổng hợp và báo giá theo nhu cầu.

Thay vì đợi đến khi kho hết mới đặt hàng, doanh nghiệp nên xây dựng danh sách mặt hàng sử dụng thường xuyên và mức tồn tối thiểu cho từng nhóm.

CẦN BÁO GIÁ VĂN PHÒNG PHẨM CHO DOANH NGHIỆP?

[GỬI DANH SÁCH – NHẬN BÁO GIÁ DK68]

[NHẬN BÁO GIÁ DOANH NGHIỆP]

📞 [GỌI TƯ VẤN →]: 0968151811

DK68 – Văn Phòng Phẩm & Vật Tư Tiêu Hao
Đúng hàng – Đúng hẹn – Đúng nhu cầu