Danh sách vật tư tiêu hao văn phòng cần kiểm tra định kỳ để tránh thiếu hụt

Vật tư tiêu hao tuy có giá trị không quá lớn nhưng lại ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động hằng ngày của doanh nghiệp. Chỉ cần thiếu giấy in, giấy vệ sinh, nước uống hoặc túi đựng rác, công việc của nhân viên có thể bị gián đoạn và bộ phận HCNS phải xử lý mua bổ sung gấp với chi phí cao hơn.

Dưới đây là danh sách các nhóm vật tư văn phòng nên được kiểm tra định kỳ để doanh nghiệp luôn chủ động nguồn hàng.

1. Giấy in và giấy photocopy

Đây là nhóm vật tư được sử dụng thường xuyên tại hầu hết văn phòng, đặc biệt ở bộ phận hành chính, kế toán, kinh doanh và kho vận.

Các sản phẩm cần kiểm tra:

• Giấy in A4, A3

• Giấy photocopy 70gsm, 80gsm

• Giấy in màu

• Giấy in liên tục

• Giấy in hóa đơn

• Giấy note và giấy ghi chú

Nên theo dõi số ram giấy đã sử dụng mỗi tuần và duy trì lượng tồn kho đủ dùng trong ít nhất 2–4 tuần.

2. Bút và dụng cụ viết

Bút thường được cấp phát cho nhiều phòng ban nên dễ thất thoát hoặc hết mực mà không được báo lại kịp thời.

Danh mục cần kiểm tra:

• Bút bi xanh, đen, đỏ

• Bút gel và bút ký

• Bút chì

• Bút dạ quang

• Bút lông bảng

• Bút viết kính

• Ruột bút và mực thay thế

• Tẩy, gọt bút chì

Doanh nghiệp nên cấp phát theo phòng ban và ghi nhận số lượng để kiểm soát mức tiêu hao thực tế.

Top 12 Tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp văn phòng phẩm uy tín cho doanh nghiệp

3. Vật tư lưu trữ hồ sơ

Nhóm sản phẩm này rất quan trọng đối với phòng HCNS, kế toán và bộ phận phụ trách hợp đồng, chứng từ.

Các vật tư phổ biến gồm:

• Bìa lá và bìa nút

• File rút gáy

• File còng

• File hộp

• Túi hồ sơ

• Cặp trình ký

• Kẹp tài liệu

• Bìa phân trang

• Nhãn dán hồ sơ

• Dây buộc tài liệu

Nên kiểm tra theo tháng hoặc trước các kỳ quyết toán, kiểm kê và lưu trữ hồ sơ.

4. Ghim, kẹp và dụng cụ đóng tài liệu

Đây là nhóm vật tư nhỏ nhưng thường chỉ được phát hiện đã hết khi cần sử dụng ngay.

Danh mục nên theo dõi:

• Ghim bấm số 10, 23/8, 23/10

• Kẹp bướm các kích thước

• Ghim cài giấy

• Ghim mũ

• Máy bấm ghim

• Máy đục lỗ

• Dây chun

• Kẹp tài liệu

Cần kiểm tra đồng thời cả vật tư thay thế và tình trạng hoạt động của dụng cụ.

Đơn Hàng Đầu Tiên – Nhận Ngay Quà Tặng Tri Ân Từ DK68

5. Mực in và linh kiện máy in

Thiếu mực in có thể làm gián đoạn việc xử lý hợp đồng, hóa đơn và chứng từ quan trọng.

Các sản phẩm cần kiểm tra:

• Mực máy in laser

• Mực máy in phun

• Mực máy photocopy

• Trống máy in

• Hộp mực dự phòng

• Nhãn in và giấy in tem

Nên lập danh sách từng máy, mã mực tương ứng và số lượng hộp mực đang còn để tránh mua nhầm.

6. Giấy vệ sinh và giấy lau tay

Đây là nhóm vật tư thiết yếu tại văn phòng, trường học, nhà máy, nhà hàng và tòa nhà.

Danh mục phổ biến:

• Giấy vệ sinh cuộn nhỏ

• Giấy vệ sinh cuộn lớn

• Giấy rút đáy

• Giấy lau tay

• Khăn giấy hộp

• Khăn giấy ăn

• Khăn ướt

Với khu vực có nhiều người sử dụng, doanh nghiệp nên kiểm tra ít nhất 1–2 lần mỗi tuần và luôn duy trì mức tồn kho an toàn.

7. Nước uống và đồ dùng pantry

Khu vực pantry thường tiêu hao nhanh nhưng dễ bị bỏ sót trong quá trình kiểm kê.

Các mặt hàng cần theo dõi:

• Nước uống đóng chai hoặc bình lớn

• Trà và cà phê

• Đường, sữa, kem pha cà phê

• Cốc giấy

• Ống hút

• Thìa, đũa và tăm dùng một lần

• Túi đựng thực phẩm

• Nước rửa cốc, rửa bát

• Khăn lau bàn

Nên kiểm tra hằng tuần và điều chỉnh lượng mua theo số nhân sự thực tế.

8. Hóa chất và dụng cụ vệ sinh

Nhóm này ảnh hưởng trực tiếp đến vệ sinh chung và trải nghiệm làm việc của nhân viên.

Danh sách cần kiểm tra:

• Nước lau sàn

• Nước rửa tay

• Nước rửa bát

• Nước tẩy nhà vệ sinh

• Nước lau kính

• Chất khử mùi

• Túi đựng rác

• Găng tay vệ sinh

• Khăn lau

• Miếng cọ rửa

• Chổi, cây lau nhà và đầu lau thay thế

Không nên để hóa chất hết hoàn toàn mới đặt mua vì có thể làm gián đoạn lịch vệ sinh.

Xem thêm các dịch vụ quà tặng theo yêu cầu DK68 cung cấp

9. Vật tư phòng họp và bảng viết

Trước các cuộc họp quan trọng, bộ phận hành chính nên kiểm tra:

• Bút lông bảng

• Mực bút lông

• Khăn lau bảng

• Giấy note

• Giấy A4

• Sổ ghi chép

• Bút viết

• Pin cho điều khiển và micro

• Nước uống

• Cốc giấy

Một checklist nhỏ đặt tại phòng họp sẽ giúp việc kiểm tra nhanh và đầy đủ hơn.

Theo dõi fanpage DK68 để cập nhật nhiều chương trình ưu đãi sớm nhất !

10. Pin và phụ kiện thiết bị

Một số thiết bị văn phòng sử dụng pin nhưng thường không có sản phẩm dự phòng khi cần thay thế.

Các loại nên chuẩn bị:

• Pin AA và AAA

• Pin cúc áo

• Pin điều khiển

• Dây nguồn

• Cáp sạc

• Ổ cắm điện

• Băng dính điện

• Chuột và bàn phím dự phòng

Cần bảo quản pin ở nơi khô ráo, tách khỏi các nguồn nhiệt và kiểm tra hạn sử dụng định kỳ.

11. Bao bì và vật tư đóng gói

Đối với doanh nghiệp thường xuyên gửi hồ sơ hoặc hàng hóa, cần theo dõi thêm:

• Phong bì các kích thước

• Túi chuyển phát

• Thùng carton

• Màng bọc

• Xốp chống sốc

• Băng dính

• Dao rọc giấy

• Dây đai

• Tem nhãn

• Túi nilon

Nên phân loại vật tư theo kích thước để nhân viên dễ tìm và hạn chế đặt mua trùng lặp.

12. Vật tư y tế cơ bản

Tủ y tế văn phòng cũng cần được kiểm tra thường xuyên, đặc biệt là hạn sử dụng của từng sản phẩm.

Danh mục tham khảo:

• Băng gạc

• Băng cá nhân

• Bông y tế

• Nước muối sinh lý

• Dung dịch sát khuẩn

• Khẩu trang

• Găng tay dùng một lần

• Nhiệt kế

Các sản phẩm y tế cần được bảo quản và bổ sung theo hướng dẫn của người phụ trách chuyên môn.

Lịch kiểm tra vật tư đề xuất

Tần suất	Nhóm vật tư cần ưu tiên
Hằng ngày	Giấy vệ sinh, giấy lau tay, nước uống, nước rửa tay
Hằng tuần	Giấy in, đồ pantry, túi rác, hóa chất vệ sinh
Hằng tháng	Bút, file hồ sơ, ghim kẹp, vật tư đóng gói
Hằng quý	Mực in, pin, phụ kiện thiết bị, dụng cụ vệ sinh
Định kỳ theo hạn dùng	Vật tư y tế, hóa chất, pin và sản phẩm có hạn sử dụng

Cách quản lý để hạn chế thiếu hụt

Doanh nghiệp có thể áp dụng một số nguyên tắc đơn giản:

• Lập danh mục vật tư thống nhất theo từng khu vực.

• Ghi rõ tồn kho tối thiểu và tồn kho tối đa.

• Phân công người chịu trách nhiệm kiểm tra.

• Theo dõi số lượng nhập, xuất và tồn.

• Đặt lịch kiểm kê cố định hằng tuần hoặc hằng tháng.

• Bổ sung hàng ngay khi chạm mức tồn kho tối thiểu.

• Tổng hợp nhu cầu của các phòng ban trước khi đặt mua.

• Lựa chọn nhà cung cấp có danh mục hàng đa dạng và giao hàng ổn định.

Kết luận

Kiểm tra vật tư tiêu hao định kỳ giúp doanh nghiệp hạn chế tình trạng mua hàng gấp, giảm nguy cơ gián đoạn công việc và kiểm soát ngân sách hiệu quả hơn. Bộ phận HCNS nên xây dựng checklist riêng dựa trên số lượng nhân sự, đặc điểm sử dụng và thời gian giao hàng của nhà cung cấp.

Văn Phòng Phẩm DK68 cung cấp văn phòng phẩm và vật tư tiêu hao cho văn phòng, trường học, nhà máy, nhà hàng, khách sạn và tòa nhà. Doanh nghiệp có thể liên hệ DK68 để được hỗ trợ tổng hợp danh mục hàng hóa phù hợp với nhu cầu sử dụng thực tế